Goed nieuws: met een paar simpele stappen maak je van invulkaarten of een invulboek een super persoonlijk afscheidscadeau. Geen ingewikkelde organisatie, geen gêne, wél een warm gevoel bij de collega die vertrekt.

In deze blog neem ik je stap voor stap mee.

Wat zijn invulkaarten en een invulboek voor afscheid?

Invulkaarten zijn losse kaartjes met korte vragen of zinnen die je aanvult. Denk aan:

• Dit ga ik het meest aan je missen

• Onze leukste herinnering samen

• Mijn wens voor jou

In plaats van één algemeen “succes!” op een kaart, krijgt je collega een stapel kaartjes vol kleine verhaaltjes, grapjes en lieve woorden. Die bundel je samen tot één cadeau.

Ben je op zoek naar iets dat nog meer als “boek” voelt? Dan is een printable invulboek voor afscheid ideaal. Dat is een bundel met:

• verschillende invulpagina’s

• fotopagina’s

• meerdere voorkanten waar je uit kunt kiezen

Je stelt zo zelf het perfecte afscheidsboek samen: je print de pagina’s die je nodig hebt, laat collega’s schrijven of digitaal invullen, en bundelt alles tot één persoonlijk boek voor de allerleukste collega.

Het grote voordeel:

De pagina’s kun je zowel met pen als digitaal laten invullen. Extra handig als collega’s op meerdere locaties werken, deels thuiswerken of niet allemaal tegelijk aanwezig zijn.

Stap 1: Kies losse invulkaarten, invulboek of allebei?

Begin bij de basis: wat past het beste bij jullie situatie en collega?

• Losse invulkaarten zijn perfect voor een borrel, klein team of als je het cadeau luchtig wilt houden. Je legt een stapel kaartjes neer, laat iedereen invullen en bundelt ze met een ring, lint of in een doosje.

• Een invulboek is ideaal als je een groter, “officieel” cadeau wilt maken. Denk aan een collega die lang in dienst is geweest, een pensioen, of iemand die echt veel voor het team heeft betekend.

Je kunt ze ook prima combineren: losse invulkaarten tijdens de borrel én een invulboek met foto’s, langere teksten en herinneringen die je vooraf (of digitaal) laat invullen.

Stap 2: Bedenk wie er mee gaan invullen

Denk vervolgens na: wie wil je allemaal laten meedoen? Alleen het directe team, de hele afdeling, collega’s van andere locaties, oud-collega’s of stagiairs die veel met deze persoon hebben gewerkt.

Hoe meer mensen, hoe belangrijker het is dat je voldoende tijd neemt en het makkelijk maakt om mee te doen. En daar komt het digitale stuk mooi in beeld: een invulboek dat je als PDF rondstuurt, kan iedereen op zijn eigen plek invullen.

Stap 3: Papieren invullen of digitaal (of allebei)?

Je hebt drie manieren om met de pagina’s te werken:

1. Alles op papier

   • Je print de invulkaarten of invulpagina’s

   • Collega’s schrijven met pen

   • Jij bundelt alles tot een boek of stapel kaartjes

2. Alles digitaal

   • Je stuurt de invulpagina’s als pdf naar collega’s

   • Zij vullen digitaal in (bijvoorbeeld in een bewerkbare PDF of door tekstblokken)

   • Jij verzamelt alles en laat het in één keer printen en inbinden

3. Een combinatie

   • Verre/online collega’s vullen digitaal in

   • Collega’s op kantoor schrijven met pen

   • Jij voegt alles samen in één boek

Die laatste twee zijn extra handig als je met meerdere locaties werkt of veel thuiswerkers hebt. Je hoeft niet iedereen fysiek bij elkaar te krijgen om toch één warm, gezamenlijk cadeau te maken.

Stap 4: Kies een invulmoment (of een invulweek)

Of je nu kaarten of een invulboek gebruikt: het helpt om een duidelijke periode af te spreken waarin iedereen iets invult.

Je kunt:

• de invulkaarten of geprinte pagina’s een paar dagen neerleggen op een vaste plek

• een “invulweek” aankondigen in de teamchat of mail

• voor het digitale deel een duidelijke deadline geven

Een klein tekstje helpt, online én offline:

“Wij maken een afscheidsboek voor [naam]. Wil je ook iets schrijven of een herinnering delen? Vul je pagina/kaartje in vóór [datum].”

Zo heeft iedereen de ruimte om even rustig te gaan zitten, zonder haast.

Stap 5: Verzamel alles netjes op één plek

Voor papieren varianten kun je denken aan:

• een mandje of doos op een zichtbare plek

• een mapje waarin je elke ingevulde pagina stopt

Voor digitale varianten:

• een gedeelde map (bijv. op SharePoint, Drive of Teams)

• één contactpersoon bij wie iedereen de ingevulde pagina mailt

Belangrijk is dat één iemand het overzicht houdt. Die persoon is de “bewaker” van alle ingevulde pagina’s en kaartjes.

Stap 6: Maak er een mooi afscheidsboek of kaartjesbundel van

Nu begint het leukste deel: er echt een cadeau van maken.

Met invulkaarten kun je:

• gaatjes maken en in een bijpassende bewaarbundel bewaren

• de kaartjes in een mooi doosje bewaren

• ze opplakken in een schrift of klein fotoalbum

Met het invulboek:

• kies je een mooie voorkant

• orden je de invulpagina’s en fotopagina’s in een logische volgorde

• print je alles op wat dikker papier

• laat je het eventueel (goedkoop) inbinden bij een copyshop en in de bijpassende bewaarbundel bewaren

Omdat je verschillende soorten pagina’s hebt – invulpagina’s, fotopagina’s, quotes, voorpagina’s – kun je het boek echt laten voelen als een persoonlijk verhaal: van de eerste werkdag tot de laatste.

Stap 7: Het geven: het echte “wauw”-moment

Tijdens het afscheid komt het moment waarop je alles overhandigt. Of het nu een bundel kaartjes is, een doos vol ingevulde kaarten of een compleet invulboek: dit is het deel waarop alles samenkomt.

Vertel kort wat je hebt gedaan:

“We hebben samen een afscheidsboek voor je gemaakt. Iedereen heeft iets ingevuld – herinneringen, wat we gaan missen, wensen voor jouw volgende hoofdstuk. Dit is voor jou om later nog eens rustig in terug te bladeren.”

Je kunt, als het goed voelt, één of twee stukjes (anoniem) voorlezen. Maar dat hoeft niet. Soms is het juist mooi om de collega het boek mee naar huis te geven, met alle tijd om het in stilte en eigen tempo te lezen.

Waarom dit zó werkt bij een afscheid

Of je nu voor losse invulkaarten kiest of voor een compleet invulboek: het werkt omdat je mensen helpt iets te zeggen wat anders misschien onuitgesproken blijft.

Korte vragen maken het makkelijk, zowel op papier als digitaal. En je collega krijgt iets wat veel langer blijft dan bloemen of een cadeaubon: woorden, herinneringen, grapjes, foto’s – allemaal bijeengebracht in één persoonlijk afscheidscadeau.

Precies dat maakt een afscheid warm, een afscheid om te koesteren.